Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Перспективность профессии

Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия делопроизводитель подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

• Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
• Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
• Права — дается перечень прав специалиста.
• Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Особенности профессии

Не смотря на то, что на первый взгляд, может показаться, что в делопроизводстве нет ничего сложного, это далеко не так. Во-первых, следует отметить, что большую часть времени работник находится в сидячем положении, что вызывает определенные неудобства. И для людей, страдающих от проблем со спиной, такая деятельность может быть противопоказана.

Высокий уровень напряженности в рабочем процессе. Долгая и продолжительная работа за компьютером требует усидчивости и концентрации. Также будущий должен быть стрессоустойчив и выполнять поставленную задачу, не смотря ни на что.

Высокий уровень знаний в различных областях. Делопроизводитель должен хорошо знать не только документооборот, виды документов и особенности их составления, а также обладать базовыми знаниями законодательства в сфере деятельности организации.

Долгая работа за компьютером, составление отчетов, проектов документов и другая бумажная работа откладывают свой отпечаток. Не опытному специалисту первое время будет достаточно сложно справляться с поставленными задачами

Поэтому, будущему специалисту очень важно подготовиться к большой нагрузке и суметь настроить себя на рабочий лад

Специалист по  делопроизводству должен быть исполнительным – качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи. А также строго соблюдать субординацию и уважительно относиться к коллегам по работе, клиентам фирмы, посетителям, заказчикам, поставщикам и представителям других организаций и ведомств.

Понять и прочувствовать все тонкости, нюансы и сложности данной профессии можно только проработав определенный промежуток времени в данной сфере.

Кто такой документовед?

Вакансия «документовед» присутствует обычно в крупных компаниях, где для работы с документацией нужен отдельный специалист. Документовед ведет реестр документов, сортирует их, а также выполняет ряд других задач. Он знает все о документах и о работе с ними. Близкой профессией является секретарь и архивист.

Необходимость введения данной вакансии обусловлена тем, что вся документация должна быть правильно рассортирована и перемещена в архив. Именно в этом заключаются главные должностные обязанности документоведа в организации. Без налаженной системы документооборота возникнет хаос и беспорядок в бумагах.

Переход организации на электронный документооборот значительно упрощает работу специалиста. Профессиональную деятельность документоведа не стоит считать скучной и заурядной, так как в некоторых случаях он является единственным человеком, посвященным во все деловые тайны компании.

Где может работать документовед:

• в министерствах и ведомствах,
• в государственных и местных органах власти,
• в административных службах,
• в ведомственных архивах,
• в органах ведомственного управлении,
• в коммерческих структурах,
• в организациях, занимающихся разработкой информационных систем и др.

Работа документоведа связана с большой ответственностью. Карьерный рост будет зависеть от места работы. В крупных компаниях документовед может дослужиться до должности управляющего делами, в небольших фирмах – до помощника руководителя.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России — МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов

Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе

Видео о деятельности людей этой профессии

В этом видео специалист по подбору персонала Артем Денисов расскажет, в чем заключаются обязанности делопроизводителя с сфере ПК:

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

• Томский национальный исследовательский госуниверситет.
• Южный федеральный университет.
• Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
• Московский технологический университет.
• Дальневосточный федеральный университет.
• Московский институт культуры.
• Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
• Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

• Колледж Министерства иностранных дел РФ.
• Колледж Московского финансово-юридического университета.
• Технологический колледж № 21.
• Колледж сферы услуг № 3.
• Колледж Алтайского госуниверситета.
• Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
• Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

• ведение документооборота компании;
• регистрация и обработка корреспонденции;
• ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
• контроль своевременного исполнения документов;
• ведение архива документов;
• знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Карьерный рост

Документовед при желании может реализоваться в различных сферах: в аудите, промышленности, образовании. Возможность и скорость карьерного роста в основном зависит от конкретного места работы.

Трудоустроившись в министерство и продемонстрировав профессиональный уровень, документовед может стать впоследствии ведущим специалистом или персональным консультантом руководителя. Также у него есть шансы дорасти до начальника отдела, заместителя управляющего делами и даже до управляющего делами. В маленькой фирме такой специалист вполне способен занять пост заместителя директора. Карьерным пиком документоведа считается подготовка документации для руководящего звена правительства России и президента.

Перспективы повышения

Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.

Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.

Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Дистанционно. На базе 9 и 11 классов. Для поступления нужен только аттестат

На базе 9 и 11 классов

(заочная форма обучения с применением дистанционных образовательных технологий)

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
2. Функциональные обязанности работника.
3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
• 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
• 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
• 2020.07.31В помощь каждомуКак правильно написать расписку о получении денежных средств

Пройти обучение

Межрегиональная Академия промышленного и строительного комплекса (МАСПК) приглашает слушателей пройти обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «Делопроизводство». Ресурсы Академии позволяют дистанционно обучать тысячи специалистов из всех регионов России. Наши учебные программы составляются при участии ведущих специалистов в своей сфере и регулярно актуализируются, что позволяет нашим выпускникам успешно реализоваться в профессии. Межрегиональная академия дополнительного профессионального образования (МАДПО) проводит регулярный набор на курсы дополнительного профессионального образования по специальности «Кадровое делопроизводство». Мы предлагаем пройти профессиональную переподготовку и повышение квалификации в дистанционном формате по индивидуально согласованному графику, современную учебно-методическую базу и документы установленного образца по завершении обучения. Национальная академия современных технологий (НАСТ) реализует программы дополнительного образования и приглашает специалистов пройти профессиональную переподготовку по направлению «Делопроизводитель». Учебные программы Академии предполагают задействование дистанционных технологий, что позволяет нашим слушателям получать образование без отрыва от основной деятельности в наиболее комфортном режиме.Автор статьи

Юркин Алексей

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Специалист по документообороту ежедневно должен:

Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
Разрабатывать номенклатуры дел.
Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
Передавать с описью документы на хранение в архив.
Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.

Делопроизводитель несет ответственность:

• За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
• За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
• За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Кто может работать делопроизводителем?

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

•  иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
•  уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
•  обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
•  умение выполнять несколько дел одновременно;
•  обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
•  быть порядочным человеком;
•  быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
•  иметь высокую стрессоустойчивость;
•  уметь управлять своими эмоциями;
•  уметь общаться с различными людьми;
•  спокойно принимать критику в свой адрес;
•  уметь вести различные виды переговоров;
•  знать основные правила общения и культуры общения;
•  обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Общие положения

К квалификации делопроизводителя требования на уровне закона не установлены. Обычно на эту работу берут людей со средним или высшим образованием, желательно со специализацией экономиста, архивариуса или документоведа. От специалиста требуется уметь работать на компьютере в основных офисных программах и на оргтехнике, иметь опыт работы не менее одного года, желательно знание иностранного языка и делового этикета.

Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору и назначается на должность его приказом. Наличие определенных личных качеств входит в должностные обязанности по делопроизводству:

• коммуникабельность;
• ответственность;
• грамотность;
• терпеливость;
• усидчивость;
• внимательность;
• самоорганизация.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

I. Общие положения

1. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непрофильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления

4.2. Структуру организации, руководство структурных подразделений

4.3. Современные информационные технологии работы с документами

4.4. Порядок работы с документами

4.5. Схемы документооборота

4.6.Системы скоростного письма

4.7. Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами

4.8. Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации

4.9. Типовые сроки исполнения документов

4.10. Принципы работы со сроковой картотекой

4.11. Назначение и технология текущего и предупредительного контроля

4.12. Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов

4.13. Правила документационного обеспечения деятельности организации

4.14. Виды документов, их назначение

4.15. Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами

4.16. Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов

4.17. Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации

4.18. Системы электронного документооборота

4.19. Правила и сроки отправки исходящих документов

4.20. Требования охраны труда

4.21. Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления

4.22. Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией

4.23. Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел

4.24. Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа

4.25. Правила выдачи и использования документов из сформированных дел

4.26. Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них

4.27. Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов

4.28. Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии

4.29. Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии

4.30. Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

4.31. Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения

4.32. Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами

4.33. Правила передачи дел в архив организации

4.34. _____________________________________________________________________

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

• Томский национальный исследовательский госуниверситет.
• Южный федеральный университет.
• Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
• Московский технологический университет.
• Дальневосточный федеральный университет.
• Московский институт культуры.
• Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
• Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

• Колледж Министерства иностранных дел РФ.
• Колледж Московского финансово-юридического университета.
• Технологический колледж № 21.
• Колледж сферы услуг № 3.
• Колледж Алтайского госуниверситета.
• Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
• Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.