Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя

Экскурс в историю

Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.

В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.

Заработная плата

В резюме на работу, и делопроизводителя в том числе, кандидаты часто указывают заработную плату гораздо выше, чем могут заплатить работодатели. «Проси больше, все равно дадут меньше» — это прочно укоренилась в сознании людей. Не всегда это работает на пользу кандидату. Может возникнуть такая ситуация. Например, для вас вполне приемлема зарплата в размере 60000 рублей в месяц, но в резюме или на собеседовании вы указали 100000 рублей. Руководитель, посмотрев на такие запросы в резюме делопроизводителя, ухмыльнется, ведь столько не зарабатывает даже он. И выбросит ваше резюме в корзину. А ведь в штатном расписании оклад секретаря-делопроизводителя был как раз 60000 рублей, что вас бы вполне устроило. Но, увы, вас теперь уже нет в числе соискателей.

Предлагаем примерный образец резюме делопроизводителя:

Резюме делопроизводитель

В резюме укажите свои личные свойства, такие как ответственность, усидчивость, организованность и внимание. Уверенный юзер компьютера (пакет программ ms office, электрическая почта, веб) и оргтехники

поглядеть готовый эталон резюме секретаря делопроизводителя. Диплом по специальности делопроизводство, документационное обеспечение управления и архивирование.

За время работы спецом-секретариата освоила последующие функции прием и рассредотачивание телефонных звонков, прием входящей.Работа для студентов, подработка, вечерняя, без стажа (366930).возлагаем надежды, что составленный нами эталон резюме на должность делопроизводителя, посодействовал вам в разработке собственного резюме на работу. Так как основная работа хоть какого секретаря работа с бумагами, необходимо уметь работать с офисной техникой, быть внимательным и осторожным. Наш эталон это пример правильного составления резюме для работы делопроизводителем.Пример резюме делопроизводителя эталон. Предлагаем скачать пример резюме секретаря безвозмездно и без смс, в формате комфортном для редактирования в word.Это человек, который не только должен знать базы делопроизводства, но и иметь довольно представительный вид и определенные попознания психологии и этикета. познание зарубежных языков будет преимуществом, при наличии укажите это в резюме. Для этого необходимы попознания в сфере делопроизводства и документоведения.

Опыт работы в резюме секретаря-делопроизводителя

Этот блок должен содержать информацию обо всех местах работы по специальности с указанием времени работы и должностных обязанностей, которые вы исполняли. Все, что вы делали, записывайте в зависимости от приоритета.

Не повторяйте автоматически чужие списки обязанностей, опишите свои направления работы кратко, но понятно.

Пример заполнения раздела об опыте работы:

• Период: 08.2015 — 10.2016
• Организация: «Альфалинк Трейдинг»
• Должность: Секретарь-делопроизводитель
• Обязанности: — Делопроизводство— Составление графиков, управление процессами— Организация и ведение переговоров— 1С и Sharepoint документооборот— Организация командировок.

Такой подход даст преимущество перед претендентами начального уровня подготовки, выпускниками учебных заведений.

Что делать, если опыта работы нет

Если конкретным стажем работы вы не обладаете, не отчаивайтесь. Внесите в резюме сведения об образовании. Так вы покажете свою целеустремленность и заинтересованность в профессии.

Упомяните факты деятельности, имеющие косвенное отношение к обязанностям секретаря. Предположим, вы имели опыт работы в кафе, и в ваши обязанности входила запись данных о встречах, организация собраний персонала, проведение переговоров с поставщиками и клиентами, организация банкетов. Это хорошие навыки, которые будут полезны для секретарской работы.

Избегайте прямого утверждения об отсутствии опыта. Не пишите о том, что вы хотите. Делайте акцент на требованиях работодателя.

Викторова Виктория Викторовна

Профессиональные навыки и знания

• Знание делопроизводства, кадрового делопроизводства, делового этикета, законодательных и нормативных правовых актов, касающихся документационного обеспечения управления
• Стрессоустойчивость, умение общаться с людьми
• Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс
• Умение работать с архивом документов

Образование

сентябрь 2007 г. ‒ июнь 2011 г. Национальный исследовательский Томский государственный университет
Специальность: Документационное обеспечение управления
Средний балл зачётной книжки: 4,7

Опыт работы

декабрь 2017 г. ‒ по настоящее время
Название компании:
Должность: Делопроизводитель секретариата

• Составление бюджета службы
• Заполнения (проверка) командировочных удостоверений
• Участие в процедурах оценки персонала
• Организация и контроль адаптации персонала
• Первичная проверка комплектности и заполнения кадровых документов принимаемых сотрудников, прием больничных листов, прием / увольнения сотрудников, проверка заполнения всех документов, проведение аттестации
• Помощь при проведении инструктажей по офисам по противопожарной безопасности, заполнение журналов регистрации по инструктажам
• Прием и сортировка входящей/исходящей корреспонденции для дальнейшей передачи в подразделения
• Контроль за правильностью оформления исходящих документов

октябрь 2014 г. ‒ ноябрь 2017 г .
Название компании:
Должность: Специалист III разряда

• Оформление документов
• Подготовка документов для сдачи в архив, организация работы архива
• Систематизация и учёт имеющихся документов по архивному хранению
• Контроль за регулярным обновлением общей номенклатуры дел

август 2011 г. ‒ октябрь 2014 г.
Название компании:
Должность: Секретарь-делопроизводитель

• Прием и распределение писем и звонков
• Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя
• Составление писем, запросов и других документов
• Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний
• Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя
• Заказ расходных материалов
• Организация приема посетителей
• Ведение архива документов
• Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц

январь 2011 г. – июнь 2011 г.
Название компании:
Должность: Секретарь

• Организация документооборота
• Прием и обслуживание посетителей
• Формирование и сдача отчётности в архив

Правила составления

Грамотное резюме – это ваша возможность для устройства на желаемую должность. Именно поэтому к написанию документа нужно подойти со всей ответственностью. После того как вы создали структуру и заполнили все графы, убедитесь в том, что документ соответствует всем правилам русского языка: нет опечаток, грамматических и пунктуационных ошибок. Наличие подобных недочетов значительно снизит ваши шансы на получение работы, ведь делопроизводитель – это специалист, в обязанности которого входит составление документов компании.

Соответственно, если вы неграмотно составите резюме, то у работодателя сложится впечатление, что таким же образом вы будете составлять все документы от имени компании

Поэтому важно не полениться и перечитать написанное резюме несколько раз

Оптимальная длина резюме – 1 страница. Не стоит подробно расписывать свою биографию и личную жизнь. Краткий, лаконичный и понятный документ даст понять работодателю, что вы цените его время. Вся информация, которая написана в резюме, должна относиться к делу.

Убедитесь в том, что резюме легко читать. Создайте разделы и подразделы. При необходимости заголовки можно выделить жирным шрифтом. Используйте только один шрифт и однотипное форматирование. Придерживайтесь нейтральных цветов и не используйте яркие и бросающиеся в глаза оттенки.

Делопроизводитель и секретарь начальника – это человек, который работает не только с документами, но и с людьми. Поэтому зачастую работодатель просит к резюме прикреплять ваше фото. Если такое требование было указано в вакансии, то нужно правильно подобрать снимок либо сделать фотокарточку, которая будет соответствовать конкретному назначению. При этом не стоит выбирать слишком серьезную фотографию, например, ту, что вы использовали для паспорта.

Продолжительность рабочего дня

Длительность рабочего дня секретаря напрямую зависит от общего распорядка компании. Нередко случается, что помощник руководителя продолжает вести дела даже будучи дома.

В таком случае сотрудник может смело требовать компенсацию за сверхурочную работу.

Обычно, день секретаря проходит так:

1. Приход на работу и проверка обстановки и работы оргтехники до прихода начальника.
2. Просмотр намеченного дневного плана и выбор соответствующих дел.
3. Проверка и обработка корреспонденции.
4. Согласование планов с руководителем и внести необходимые правки.
5. Прием звонков и посетителей, обработка текущей документации.
6. Подготовка помещений и материалов для докладов и встреч.
7. Разработка плана на следующий рабочий день.
8. Доклад руководству о проделанной работе.
9. В конце дня происходит пересмотр и делегация дел на следующий день.
10. Приведение дел и рабочего места в порядок, проверка безопасности помещения.

Иерархия

• Секретарь-ресепшионист – принимает посетителей, отвечает на звонки, записывает и согласовывает встречи.
• Секретарь-референт – работает с документацией и служит помощником одного или нескольких руководителей. Чаще всего имеет ненормированный рабочий график.
• Секретарь делопроизводитель – отвечает за порядок в офисе, графики встреч руководства, сохранность и правильное заполнение документации, архивацию, и общее состояние офиса.

Секретарь подчиняется тому, кто его нанял или высшему руководству других отделов, работа которых тесно связанна.

Секретарь может давать поручения курьерам и другим секретарям.

Должностные обязанности делопроизводителя для резюме

Основные должностные обязанности связаны с документированием, ведением документооборота, архивным делом — со всеми тремя составляющими понятия «делопроизводство». Чем меньше компания, тем больше шансов, что ведение делопроизводства будет совмещаться с выполнением функций секретаря, а то и кадровика или другого офисного работника.

Примеры должностных обязанностей для резюме делопроизводителя:

1. Работа с первичной документацией, подготовка коммерческих предложений и договоров.
2. Регистрация и распределение входящей корреспонденции, регистрация исходящей корреспонденции и документов, составление и согласование договоров, запрос документов.
3. Делопроизводство (проверка, согласование, учёт, архив).
4. Ведение кадрового документооборота.
5. Осуществление перевода архивных документов в электронную форму.
6. Контроль сотрудников и ведение табеля учёта.
7. По мере необходимости совершение поездок для доставки документации, доставка через курьерскую службу.
8. Передача документов в другие подразделения предприятия и контроль их исполнения.
9. Ведение документооборота бухгалтерских документов.
10. Поиск и подборка документов по запросу.
11. Ведение журналов исходящей и входящей почты.
12. Группирование документов в соответствии с номенклатурой и сроками хранения, другие операции с архивным фондом.
13. Регистрация и хранение приказов компании.
14. Проверка правильности оформления документов.
15. Ведение электронного документооборота.

Шаблон резюме

Образование

В зависимости от того какие функции возлагаются на секретаря, требуется соответствующее образование. Например, для занятия вакансии судебного секретаря, требования, предъявляемые к соискателю довольно высокие. Такому специалисту нужно обладать:

1. Высшим юридическим образованием.
2. Стажем работы не менее 2-х лет.
3. Продвинутым пользователем компьютера.

Трудоустроится в офис на свободную вакансию обыкновенного секретаря, для трудовой деятельности в приемном кабинете учреждения, можно и без опыта. При этом, образование и навыки такого претендента на вакансию секретаря должны соответствовать следующему:

• Иметь среднее образование.
• Умение пользоваться компьютерными программами.
• Знание делопроизводства.
• В некоторых случаях – знание английского языка.

Немаловажным моментом для секретаря – имеет внешний вид и привлекательность претендента.

Пример заполнения раздела

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ ->

Резюме на должность делопроизводителя не просто краткое описание ваших профессиональных качеств, но и визитная карточка вас – как знатока своего дела, умеющего правильно проанализировать, сгруппировать и подать информацию

Данная работа связанна с обработкой документации, их сортировкой, анализом, сохранностью, и очень важно, чтобы работник знал принципы документоведения, умел правильно отсортировать и сгруппировать бумаги. Основным требованием работодателя есть наличие высшего образования, подтверждение образованности и эрудированности соискателя, умения работать с документами

Помимо образования, также укажите ваш опыт работы, опишите ваши обязанности, этим вы покажите свои умения и навыки, которые приобрели на практике. Ну и самое главное, что нужно отметить в резюме делопроизводителя – владение ПК и офисной техникой, способность работать с большими объемами информации, организованность и ответственность.

Профессиональные навыки: Умение работать в коллективе. Опыт работы с большим объемом информации. Легкая обучаемость. Коммуникабельность. Желание развиваться в профессиональной области. Знание офисных программ Execel, Word, Outlook .

Должностные обязанности секретаря для резюме

Функциональные обязанности секретаря, вне зависимости от специализации, обычно включают в себя работу с документацией, входящими и исходящими звонками и корреспонденцией, а также приём посетителей. Обычно на этой должности приходится также заниматься приёмом посетителей, организацией жизнеобеспечения офиса (взаимодействие с курьерскими службами, клининговыми компаниями и так далее).

Примеры должностных обязанностей для резюме секретаря:

1. Приём, регистрация и сортировка входящей корреспонденции (направление в структурные подразделения).
2. Организация приёма гостей руководителя.
3. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот.
4. Приём и обработка входящих звонков.
5. Поиск информации в интернете.
6. Обеспечение порядка в офисе.
7. Осуществление пропускного контроля.
8. Своевременное информирование сотрудников управления о поставленных руководством задачах.
9. Работа с курьерскими службами (заказ воды, закупка канцтоваров и других офисных принадлежностей).
10. Взаимодействие с клининговыми сервисами.
11. Контроль отправки документов в банк и получения документов из банка.
12. Организация деловых поездок (бронирование отелей, заказ железнодорожных и авиабилетов).
13. Выполнение поручений руководителя.
14. Протоколирование совещаний.

Шаблон резюме

# Образец резюме на работу делопроизводителя

Правильное заполнение всех блоков — важный, но не единственный этап при составлении своего резюме. Существует много нюансов, которые влияют на эффективность вашей анкеты.

Хороший дизайн

Очень важно, чтобы резюме имело понятное оформление. В противном случае рекрутер может даже не захотеть детально его изучать

Не стоит использовать слишком яркие цвета, а также писать слишком мелким или плохо читабельным шрифтом. Особенно важно это для делопроизводителей, потому что их работа напрямую зависит от умения составлять документы. Покажите, что вы умеете это делать на высоком уровне уже на этапе создания анкеты.

Грамотность. Всегда проверяйте текст на отсутствие ошибок. При этом делайте это не единожды. Лучше перечитать текст еще раз на следующий день. Особенность нашего восприятия состоит в том, что мы попросту можем не замечать ошибок в тексте, над которым работали на протяжении длительного времени (по этой причине в книгоиздательском деле есть не только редактора, но и корректоры). Всегда перечитывайте текст «на свежую голову» или воспользуйтесь специальными сервисами для проверки орфографии.

Небольшой размер. Хорошее резюме не должно быть слишком большим. Рекрутеры не уделяют много времени, чтобы разбираться в каждом бланке. Лучше всего, если весь ваш текст помещается на 1-2 листах А4.

Структурированность. Наиболее читабельным и простым в восприятии является короткий, лаконичный текст, который передает всю суть. Для того, чтобы создать именно такую анкету используйте буллиты (маркированные или нумерованные списки). Они помогут вам структурировать все факты и выделить главное.

Точность. Всегда проверяйте всю вашу информацию на соответствие действительности. Ни одно резюме не обходится без дат или цифр. Они обязательно должны быть реальными. К примеру, если на собеседовании выясниться, что на самом деле вы работали на предыдущей должности меньше, чем указали в резюме — это может подорвать доверие к вам.

Общедоступность. Не стоит злоупотреблять профессиональной лексикой, которая может быть понятна только специалистам вашей области. Тем более, что на первом этапе отбора вы будете иметь дело с рекрутером, который не всегда является экспертом.

Средняя зарплата документоведа, вакансии

Как уже было сказано, документовед — специальность универсальная. Такие специалисты ценятся и в офисах крупных компаний, и в архивах, и на государственной службе. При этом вакансий для документоведов весьма много, хотя, конечно, называются они по-разному: секретарь-документовед, делопроизводитель, помощник директора, специалист по документообороту и т.д.

Средняя зарплата также существенно разнится, хотя в среднем колеблется в районе 25 т.р.

В свою очередь документовед без опыта может претендовать на зарплату в районе 16 т.р. В целом же по стране, картина следующая:

Город	Средняя зарплата
Москва	30 т.р.
Екатеринбург	20 т.р.
Уфа	25 т.р.
Волгоград	20 т.р.
Новосибирск	22 т.р.
Казань	24 т.р.
Ульяновск	25 т.р.
Санкт-Петербург	20 т.р.
Краснодар	18 т.р.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

• Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
• Надлежащее оформление документов;
• Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
• Ведение архива.

Перспективы повышения

Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.

Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.

Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: основные обязанности и требования

Аккуратность и внимательность в работе с документацией очень важны, но не стоит забывать, что секретарь – это «лицо» фирмы. Презентабельный внешний вид, соблюдение дресс-кода, если он предусмотрен в компании, или делового стиля в одежде, умение общаться «вживую» и по телефону, знание правил этикета – обычные для этой должности требования.

Если через руки секретаря проходит много бумаг, без специальных знаний ему не обойтись: стандарты оформления разных видов документов, правила и сроки хранения, регистрация и учет корреспонденции, организация архива, создание номенклатуры дел, ведение электронной базы и т.д.

Резюме делопроизводителя, образец:

Резюме

Ширяева Александра Алексеевна

Цель: соискание должности «делопроизводитель»

Ожидаемый уровень заработной платы: от 40000 рублей.

Образование:

Высшее 2016г., Историко-архивный институт, г. Москва, документоведение и архивоведение, документовед.

Опыт работы:

01.08.2016 — по наст.время

ООО «Продукт» г. Москва, оптовая продажа продуктов питания

Должность: делопроизводитель

Должностные обязанности:

1. Регистрация входящей и исходящей документации, ведение журналов учета и реестров, в том числе электронных.
2. Формирование папок для хранения документации.
3. Подготовка документации к передаче в архив, контроль выполнения требований к срокам хранения документации.
4. Оформление документации, писем, приказов по компании.
5. Рассылка документации сотрудникам компании, контроль ознакомления с документами.
6. Копирование, сканирование документации.
7. Работа с почтовыми отправлениями: подготовка писем к отправке, регистрация полученных писем и посылок.
8. В период отсутствия менеджера по кадровому делопроизводству, оформление табелей рабочего времени, приказов по персоналу: прием, увольнение, оформление отпусков.

Причина смены работы: низкая заработная плата.

Дополнительная информация:

Знания иностранных языков: французский со словарем

Владение компьютером: опытный пользователь (Microsoft Office, 1С)

Водительские права: нет

Стаж вождения: нет

Наличие личного автомобиля: нет

Личные качества: внимательность, пунктуальность, люблю порядок во всем, обучаемость, системное мышление, неконфликтность.

Профессиональные навыки: навык организации регистрации документов, навыки в организации хранения документации, знание основ КДП.

Рекомендации: предоставлю по требованию.

Готовность к командировкам: не готова

Готовность к переезду: не готов

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России — МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов

Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе