Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

• Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
• Отличная скорость печати для набора текстов для документов Проведение переговоров
• Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
• Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
• Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
• Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
• Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
• Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Кто такие офис-менеджеры?

В современном мире не редко можно столкнуться с ситуацией, когда менеджера путают с секретарем.

Но нужно четко понимать особенности каждой специальности, которая имеет свои обязанности. К тому же, сама должность менеджера также имеет некоторые отличия в зависимости от того, какие задачи установлены перед специалистами.

Так существуют отдельные менеджеры по персоналу, офис-менеджеры и администраторы. Частично офис-менеджеры, как самый распространенный тип, могут брать на себя дополнительные функции, но только частично и временно.

Данный термин говорит о том, что перед нами специалист, деятельность которого связана с поддержанием работы отделов офиса.

Он координирует их функции, а также обеспечивает организацию различными расходными материалами, включая замену оборудования или обеспечение продуктами питания, если это предусмотрено в организации.

Специалист подчиняется только начальнику или генеральному директору. Лишь в некоторых случаях его непосредственным начальником является руководитель по персоналу.

Для того, чтобы правильно понять то, чем отличается менеджер от представителей смежных профессий, достаточно уделить внимание его непосредственным обязанностям. Именно офис-менеджеру предстоит курировать работу организации, а также обеспечивать взаимодействие между курьерами, сотрудниками, техническим персоналом и другими членами коллектива

Ключевым аспектом его деятельности остается обеспечение хозяйственных потребностей сотрудников. Если офис-менеджер выполняет свои задачи плохо, то это будет сразу замечено, ведь в отделах исчезнет бумага, скрепки, скоросшиватели и даже карандаши, восполнить запас которых будет невозможно.

Специалист обрабатывает первичные документы, поэтому должен хорошо разбираться в особенностях работы с помощью ПО 1С.

Чтобы эффективность работы офиса не снижалась, именно офис-менеджер занимается подготовкой накладных, а также занимается счет-фактурами. Ему же принадлежит проведение инвентаризации и обязанности по списанию материалов.

Делопроизводство в компании продолжает играть одну из ключевых ролей. Если подобные работы выполняются неправильно, то получить желаемый документ будет сложно, а в бухгалтерии накопится огромное количество бумаг, которые не имеют конкретной стандартизации.

Офис-менеджеру предстоит заниматься и финансовыми вопросами, связанными с работой офиса. В частности именно он должен заниматься подготовкой самых разных отчетов о расходах, а также хранить различные чеки на покупку оборудования или проведение работ на территории офиса.

Если в компании нет специального отдела, который бы занимался организационными вопросами, то подобные проблемы также ложатся на плечи специалисту. Именно он должен будет проводить корпоративы или дни рождения сотрудников. В то же время менеджер несет ответственность в случае, если в офисе появляется мусор.

Не редко специалисту доверяют проведение анализа. Он может анализировать работу сотрудников, так и деятельность поставщиков, но подобные обязанности являются дополнительными, поэтому действуют не в каждой компании.

Все эти задачи, которые стоят перед офис-менеджером, должны выполняться в полном объеме и исправно, так как в противном случае компания будет нести значительные убытки, а ее работа станет нерегулярной.

Фактически специалиста можно назвать хозяйкой офиса, совмещающей обязанности секретаря, а также личного помощника. Поэтому сегодня не редко можно столкнуться с тем, что менеджера приравнивают к административному директору офиса.

Так как работа остается ответственной, то к специалисту, который желает ее получить, предъявляют определенные требования. В первую очередь речь идет о том, что такой человек должен быть организованным, а также уметь влиять на окружающих, заставляя их выполнять поставленные задачи.

Он также должен быть коммуникабельным, умея распределять обязанности между сотрудниками компании.

Ему потребуется постоянно работать с ПК, поэтому знание прикладных программ будет обязательным моментом. Немаловажным моментом является наличие высшего образования по смежному направлению, либо завершение курсов.

Основные правила составления должностной инструкции

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

• «Общие положения»,
• «Основные функции»,
• «Права»,
• «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

• «Условия работы»,
• «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Преимущества и недостатки профессии

Плюсы и минусы менеджмента не являются секретом для тех, кто трудится в этой области. Однако большинству читателей было бы интересно узнать о них поподробней. Главные плюсы профессии заключаются в ее востребованности и возможности построить успешную карьеру. К тому же если менеджер будет упорным и проявит несгибаемую волю, то сможет достаточно хорошо зарабатывать, что положительно отразится на его семье. Он сможет многое сделать для детей в денежном отношении.

Опишем также минусы:

• в самом начале карьеры зарплаты не отличаются величиной;
• постоянное напряжение сказывается на здоровье;
• иногда работа перестает быть творческой и необходимо плыть по течению, занимаясь рутиной.

Менеджер кто это такой? Это специалист, обладающий большим кругозором и стремящийся покорять вершины. Он внимателен, имеет хорошую память и аналитический склад ума. Эта профессия выглядит очень привлекательной для молодых людей, хотя не все смогут добиться в ней успеха.

Spread the love

Что можно изменить в белорусских офисах

1. Вместо одного общего пространства open space — создать палитру пространств.

Конечно, у open space свои плюсы:

• За счет открытого пространства хорошо налажен процесс коммуникации в команде, что позволяет работать более эффективно
• В таких пространствах легче сплотить команду
• Сразу виден акцент на результате

Но есть и минусы:

• Шумная обстановка, которая не дает возможности сосредоточиться на своих задачах
• Маленькое выделенное личное пространство, которое создает ощущение дискомфорта
• Постоянное напряжение из-за соседства с большим количеством людей

Минимизировать эти и другие нюансы можно, создав палитру пространств для разных видов задач и уйдя от концепции фиксированного рабочего места. Для этой цели подойдут зоны кафе, зоны концентрации или «библиотеки» для индивидуальной работы, мини-переговорные для брейнштормов в малых группах.

Например, в создании дополнительных кабинетов могут помочь:

• Стеклянные перегородки
• Отделить один отдел от другого можно также с помощью высоких канцелярских шкафов
• А интуитивному разделению разных зон (игровых, для общения, для коротких встреч и т.д.) может помочь зонирование помещения разными цветами.

Офис Office Solutions, Беларусь. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

2. Дать возможность офисному пространству быть гибким. Это позволит компании расти, замирать, сокращаться и опять расти.

Это означает, что каждый кабинет, отдел или полезный кубометр сможет свободно менять структуру и свое предназначение.

И здесь есть один важный момент: именно то пространство, которое занимает наибольшую площадь, должно легко трансформироваться, быть гибким. Это позволит сделать первый шаг к антихрупкости компании (если пользоваться терминологией Нассима Талеба).

При внедрении новых методик работы типа agile, подразумевающих постоянное взаимодействие внутри самоорганизующихся рабочих групп специалистов различного профиля, именно невозможность трансформации офисного пространства из-за негибкости мышления становится одним из стопоров, которые нужно преодолеть.

Офис Perion, Израиль. Фото предоставлено компанией Офис Солюшнз

3. Позволить сотрудникам самостоятельно выбирать себе рабочее место.

Это интересная практика не только западных, но уже и некоторых белорусских компаний. Приходя на работу, человек имеет возможность выбрать подходящую локацию в офисе.

Если пришел вовремя, то есть возможность занять одно из самых удобных мест, опоздал — придется довольствоваться тем, что осталось.

Подобная система позволяет не задерживаться лишней макулатуре на столах, не оставлять документы, личные вещи и стикеры с паролями в открытом доступе. Также она удобна для специалистов, постоянно меняющих проектные группы или же большую часть времени находящихся на встречах и в командировках.

Как правильно оборудовать и открыть офис. Типичные затраты.

Создание собственной фирмы или очередного филиала процветающей организации предполагает необходимость покупки или аренды офиса, подходящего для нужд компании. Данный этап чреват разочарованиями, если вовремя не составить смету на все расходы, необходимые для создания готового к работе офиса.

Открытие нового офиса предполагает полное обеспечение сотрудников ресурсами, позволяющими выполнять их обязанности. Иными словами, ключевым моментом открытия офисного помещения является техническая экипировка сотрудника.

Как уже было сказано, прежде чем подготовить офис к открытию, необходимо высчитать все затраты на открытие офиса, ведь Вы же не хотите потерять драгоценное время на период ремонта и оборудования офиса.

Начнем, пожалуй, с арендной платы и счетов. Вычислить данную категорию затрат будет одной из самых простых задач на первых порах, так как в большинстве офисных зданий арендные ставки фиксированы.

Далее, затраты на ремонт офиса. Если Вы выбрали помещение, которое непригодно для работы (офис «с нуля»), то Вам потребуется произвести ремонт. Здесь все зависит от Ваших пожеланий: типовая отделка в рамках определенного бюджета или эксклюзивный ремонт для поддержания репутации и делового статуса компании.

Следующим пунктом Вашей сметы станет приобретение мебели. Выбор мебели во многом определяет эффективность работы офиса в целом и сотрудников в частности. Несомненно, неудобная мебель станет причиной дискомфорта и пониженной работоспособности Вашего персонала, а качественная и комфортная — будет служить своеобразной мотивацией.

Один из основных вопросов при открытии нового рабочего помещения: «Как оборудовать офис?». Рассмотрим данный вопрос более подробно.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Какими качествами должен обладать работник офиса?

Еще один важный критерий, по которому оценивают офисного работника – грамотность. Человек должен иметь логическое мышление и уметь четко выражать свои мысли. Желательно, чтобы у офисного работника не было речевого акцента и проблем с дикцией. Если сотрудник не может правильно выражать мысли, может произойти так, что на их выяснение коллеги потратят много времени. Если сотруднику предстоит участие в планерках, необходимо помнить, что нужно грамотно, но сжато выдвигать свои мысли и идеи.

Нужно сделать так, чтобы планерки не затягивались и коллеги не тратили время попусту. Еще одно правило – офисный работник в обязательном порядке должен хорошо владеть компьютером – в современном мире это правило не является чем-то необычным. Если человек не умеет пользоваться компьютером, он точно будет восприниматься как отставший от жизни. Без данного требования работа в офисе не удастся.

Еще одна важная черта, которой должен обладать офисный сотрудник – выносливость. В современных компаниях рабочий ритм постоянно повышается. Работодатели стараются сокращать штат сотрудников, а те, которые уже имеют работу, должны выполнять ее в достаточно больших объемах. Офисный работник должен быть выносливым и выдерживать нагрузки, которые возлагаются на его плечи. В качестве стимула следует думать о карьерном росте. Чтобы повысить уровень выносливости, рекомендуется заняться спортом: благодаря спорту человек становится более тренированным и способным выдерживать большие нагрузки.

Помимо вышеперечисленных требований, работники офиса должны обладать хорошим интеллектом, который пригодится не только на работе, но и в других жизненных ситуациях. Стоит знать, что с каждым годом знания усовершенствуются, в связи с этим интеллект нужно развивать. Доказано, что даже самый развитый интеллект без дополнительной подпитки может превратиться в примитивный. Если у офисного работника низкий уровень интеллекта, есть вероятность, что он столкнется с трудностями при обработке больших объемов информации. Необходимо питать мозг и быть на пути к собственному развитию. Рекомендуется читать книги, проговаривать скороговорки, делать упражнения на запоминание.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

• Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
• Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
• Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
• Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач

По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Напишите свой вопрос в форму ниже

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Функции менеджера

Менеджмент – это наука, изучающая методы эффективного управления персоналом. С одной стороны разновидностей управленческой деятельности очень много и поэтому сформулировать какие-то единые правила очень трудно. Есть только набор функций менеджера, которые схожи вне зависимости от уровня руководителя и компании. К основным функциям менеджера относятся: планирование, организация, мотивация и контроль. Есть так же функции, которые имеют огромную роль, но о них упоминается намного реже:

Формирование команды – это ключевая функция менеджера. Под формирование команды имеется в виду умение менеджера находить людей, которые готовы вместе с ним достигать поставленных целей. Руководитель без команды — это как капитан без корабля. Команду управленец формирует всю свою жизнь. Успех руководителя равен успеху его команды и наоборот;

Обучение персонала — так же является важнейшей функцией управленца. Обучать и развивать себя и свой персонал менеджер может как лично, так и организуя тренинги

Важно понимать, что без развития любая команда быстро развалится. Обучать и развивать это не одно и тоже, обучение — это усвоение новых или более глубокое изучение старых знаний, умений и навыков

Развитие персонала – это совместная работа руководителя и подчиненного позволяющая подчиненному увеличивать свои компетенции и зоны ответственности;
Ротация персонала – как ни печально, но именно менеджер принимает решения кто будет в его команде, а кто нет. Ротация персонала — это не самая приятная функция менеджера, но необходимая;
Ресурсное обеспечение сотрудников. Для работы персоналу необходимы различные ресурсы, от канцелярии и рабочих мест, до базы клиентов и CRM. Обеспечивать персонал нужными ресурсами это задача непосредственного руководителя;
Поддержка деятельности подчиненных. Так же очень важная функция менеджера показывать подчиненному что он не один, что его работа важна, что руководитель интересуется успехами и достижениями. Руководитель должен быть не просто начальником, а прежде всего союзником и старшим товарищем;
Постоянное улучшение качество работы. При правильно настроенной системе менеджмента, качество работы будет постоянно возрастать и совершенствоваться. Для этого придуманы такие вещи как PDCA цикл. Постоянно анализируя полученные результаты и вводя изменения которые позволяют их изменить в лучшею сторону, руководитель способен добиться совершенства;
Координация действий между смежными службами. В крупных компаниях часто возникает проблема координации действий между отделами и сотрудниками. Иногда из-за отсутствия партнерских взаимоотношений наносится существенный урон бизнесу. Всегда есть точки пересечения интересов и важно уметь правильно выстроить коммуникации между отделами и сотрудниками. Это одно из задач менеджмента, так как рядовой исполнитель будет всегда «тянуть одеяло на себя».

3 типа руководителей

Принято разделять менеджеров на 3 типа, в зависимости от уровня их управления:

1. Менеджеры низшего звена – это руководители начального уровня (супервайзеры, старшие смены, бригадиры, старшие продавцы, администраторы), те кто управляет ежедневной деятельностью линейного персонала. Такие управленцы занимаются операционной деятельностью, то есть организовывают и контролируют работу начального персонала.
2. Менеджеры среднего звона – это те, кто управляет начальниками низшего звена и занимается координацией деятельность низших звеньев. В обязанность управленцев среднего звена входит среднесрочное планирование жизни отдела, подразделения, цеха, участка. Среднее звено является прокладкой между стратегами сверху и операционистами снизу. От того насколько эффективно внедряется стратегия, принятая сверху зависит успех организации.
3. Менеджмент высшего звена (ТОП менеджмент) – это уровень директоров и первых лиц компании. Данный тип управленцев отвечает за стратегическое управление компанией. От решений, принятых на верхнем уровне зависит деятельность компании на годы.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться. Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Образование

Приказом Минтруда России от 02.02.2018 № 49н утвержден профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности», который предусматривает должность с наименованием «офис-менеджер». В отношении такой должности законодательство не предусматривает компенсаций, льгот и каких-либо ограничений, в том числе квалификационных. Соответственно, требования к образованию кандидатов выставляет работодатель.

При отборе резюме офис-менеджера чаще предпочитают людей с высшим гуманитарным образованием, знанием ПК и иностранного языка, особенно если компания работает с иностранными партнерами. Могут быть предъявлены и совершенно другие требования, которые изложены в тексте вакансии, например:

• наличие знаний правил деловой переписки и этикета;
• навыки договорной работы;
• умение вести телефонные переговоры и т. д.

При заполнении этого блока указывайте последовательно годы обучения, название образовательной организации и полученную квалификацию.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Сколько зарабатывает менеджер по персоналу

Сразу радует большое количество вакансий в открытом доступе. Работу найти легко – вкусные должности не разбираются по своим да нашим (ну разве что иногда).

Разброс зарплаты сами видите – от 40 до 110 тысяч в среднем.

Данные с сайта hh.ru

Изучаем вакансии, делаем определенные выводы. В небольших и средних компаниях размер зарплаты составляет в среднем 40-60 тысяч рублей (это в крупных городах).

Если собираетесь претендовать на более высокую оплату, ознакомьтесь с требованиями. Вот какие навыки соискателя хотят увидеть в компании “Легион” (предлагают зарплату от 70 до 110 тысяч рублей).

Требования к соискателю

Обратите внимание, что кандидату придется совмещать работу по всем трем специализациям: рекрутера (подбор персонала), кадрового делопроизводителя (ведение документации) и тренинг-менеджера (внедрение корпоративной культуры). Тренинг-менеджер – чуть менее востребованная профессия

На момент написания статьи на том же сайте-агрегаторе нашлось более 3000 вакансий. Зарплаты по этой специализации в целом выше, что не может не радовать

Тренинг-менеджер – чуть менее востребованная профессия. На момент написания статьи на том же сайте-агрегаторе нашлось более 3000 вакансий. Зарплаты по этой специализации в целом выше, что не может не радовать.

Весьма неплохо!