Права и обязанности секретаря судебного заседания
Содержание:
- Навыки
- II. Должностные обязанности
- ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО / ОТДЕЛ КАДРОВ
- Общие сведения
- Профессиональные и личные качества
- Кто такой секретарь
- Что обязан знать и должен делать секретарь
- Требования к навыкам секретаря
- Основные функции секретаря руководителя
- Образование
- Как стать секретарем: образование и требования к кандидату
- Базовые навыки
- Пример резюме секретаря
- Где выучиться на секретаря
- История появления профессии
- Должностная инструкция
- Что же он делает?
- Сколько зарабатывает секретарь?
- I. Общие положения
- Обязанности секретаря в его работе
- Важные личные качества
Навыки
Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:
Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
Коллективные навыки.
Умение работать с организацией и временем.
Внимание к детали.
Навыки ведения переговоров.
Напористость.
Гибкость.
Такт, осмотрительность и дипломатия.
Сильные организационные навыки.
Навыки презентации и внимание к деталям.
Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
Способность принимать и понимать инструкции.
Устные и письменные навыки общения.
Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
Приятная, уверенная телефонная манера.
Умение работать в команде.
Надежность и честность.
Навыки управления проектами.
Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
Возможность работать независимо.
Дружелюбное и профессиональное поведение.
Стрессоустойчивость.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. .
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО / ОТДЕЛ КАДРОВ
Положение о структурном подразделении и должностная инструкция: структура, оформление, утверждение и учет
В вашей компании часто меняется организационная структура? Постоянно упраздняются старые подразделения и создаются новые? Вечно актуален вопрос кадровых перестановок? Руководство предприятия раз за разом задает вопрос: а где сформулированы задачи того или иного отдела, где прописаны функциональные обязанности работников, которые занимают определенные должности? В статье рассмотрим структуру, оформление и утверждение соответствующих документов компании: положения о подразделении и должностных инструкций.
Назарова Л.А.
Общие сведения
Типовая должностная инструкция секретаря
Они сводятся к следующим рекомендациям, обязательным к исполнению:
— обеспечение административной деятельности начальства;
— прием и распределение корреспонденции по отделам, обработка, подготовка и отправка ответных писем, если это необходимо;
— организация делопроизводства, сбор и обработка необходимых сведений для начальства;
— прием от сотрудников разных отделов различных документов для передачи их руководству для ознакомления или подписи;
— организация планерок (совещаний) и ведения протокола этих мероприятий;
— организация закупки или собственно закупка канцелярских товаров и другой нужной продукции для обеспечения нормальной трудовой деятельности сотрудников;
— организация приема начальством сотрудников и других посетителей;
— выполнение некоторых других поручений.
Требования к знаниям
Обязанности сотрудника могут немного отличаться от представленных выше, в зависимости от его главной специализации. Но определенные знания и навыки никогда не будут лишними для человека, занимающего эту должность.
К таким знаниям относятся следующие:
— основы административного и трудового законодательства;
— основные нормы делового этикета и этики;
— основы делопроизводства;
— правила работы с различной оргтехникой, приемно-переговорной, а также вычислительной техникой;
— техника безопасности;
— охрана труда;
— основные знания по ведению деловой переписки.
СПРАВКА! Кроме вышеперечисленного, для выполнения секретарем должностных обязанностей, понадобятся знания внутренних основ работы предприятия, распорядка его работы, нормативных документов и другой важной информации
Обязанности помощника руководителя
Должность помощника руководителя является смежной с должностью секретаря, их обязанности практически ничем не отличаются. Помощник руководителя точно также осуществляет прием и передачу корреспонденции, копирует и архивирует документы, доводит до сведения ответственных лиц распоряжения директора, осуществляет делопроизводство, производит закупку необходимых товаров.
СПРАВКА! В основном секретарем может стать человек, который имеет высшее или среднее профессиональное образование. Во втором случае необходим также опыт работы по специальности не менее двух лет.
Профессиональные и личные качества
Профессия требует от специалиста развитых качеств в области межличностной коммуникации и культуры общения. Это вежливость, доброжелательность в разговоре, дипломатичность, тактичность и умение урегулировать конфликты в разных областях.
Секретарь должен также быть аккуратным до педантичности, внимательным к деталям, исполнительным и ответственным. Важные умения — эффективное планирование своего времени, организация рабочего места. Среди обязательных личных качеств — ответственное отношение к корпоративной тайне, конфиденциальности информации и хорошая память.
Необходимые для позиции профессиональные знания и навыки:
- понимание принципов делопроизводства и организации корпоративного документооборота;
- владение офисным программным обеспечением (MS Office и аналоги);
- ПО для коммуникации — e-mail, мессенджеры, системы управления проектами, приложения для видеоконференций и т.д.;
- знание правил деловой переписки и принципов корпоративной этики — общих и используемых в организации;
- умение работать с различной оргтехникой;
- тайм-менеджмент и техники планирования.
Кто такой секретарь
Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку. Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.
Что обязан знать и должен делать секретарь
Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:
- Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
- Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
- Принимать и вести учет телефонограмм.
- Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
- Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
- Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
- Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
- Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.
Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:
- весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
- устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
- нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
- правила пользования средствами оргтехники и связи;
- правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
- правила организации труда на рабочем месте;
- нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.
Секретарь занимается приемной работой
Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.
Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.
Вести календарь и план встреч
Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.
Секретарь хранит и упорядочивает файлы
Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.
Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.
Ручки корреспонденции и памятки
Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в адресный отдел или офис.
Требования к навыкам секретаря
Во всех объявлениях о поиске работы перечислены довольно стандартные условия для секретарей:
-
Уверенный пользователь ПК (знание всех рабочих программ, умение обращаться с оргтехникой);
-
Навык слепой печати;
-
Умение вести деловые переговоры, владение деловым письмом;
-
Знание правил документооборота, умение оформлять официальные бумаги (приказы, распоряжения, акты и т.д.);
-
Познания в архивном деле;
-
Знание иностранного языка (преимущественно — английского).
Самое интересное, что из-за специфики работы секретарями могут работать далеко не все. В этой профессии нужны собранность, способность делать несколько дел одновременно, управлять своим временем, умение планировать, высокая работоспособность и организаторский талант.
Очень важны также презентабельный внешний вид, приятный голос и знания этикета, умение элегантно одеваться и быть доброжелательным.
Основные функции секретаря руководителя
К основным функциям сотрудника, занимающего указанную должность, относится следующее:
- составление писем, запросов и иных документов;
- подготовка ответов на письма;
- осуществлять подготовку заседаний, совещаний, проводимых начальником (для этого может потребоваться подготовить необходимые материалы, оповестить всех участников о месте и времени проведения совещания, осуществить регистрацию всех участников);
- оформлять по итогам заседаний или совещаний соответствующий протокол;
- контролировать исполнение сотрудниками компании приказов и указаний руководителя, включая соблюдение указанных сроков и поручений;
- вести контрольно-регистрационную картотеку.
Соискатель на должность секретаря руководителя должен обладать следующим уровнем знаний:
- постановления, распоряжения руководителя, иные материалы и нормативные документы, которые касаются деятельности компании и осуществления делопроизводства;
- состав руководства компании, структуру компании и ее подразделения;
- организация делопроизводства;
- порядок оформления и обработки документов компании;
- архивное дело;
- основы и навыки пользования приемно-переговорной техникой;
- машинопись;
- стандарты системы создания документации по унифицированным формам;
- правила составления и печати делового письма, используя типовые формы;
- технику делового общения;
- организацию труда, управления;
- умение работать с вычислительной техникой;
- административное право, законодательство о труде;
- правила трудового распорядка компании;
- правила охраны труда.
Образование
Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.
Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.
Как стать секретарем: образование и требования к кандидату
Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.
На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.
Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября
Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:
- стрессоустойчивость;
- умение сглаживать конфликты;
- коммуникабельность;
- вежливость;
- доброжелательность в любых ситуациях;
- презентабельный внешний вид;
- умение подать себя;
- грамотная устная и письменная речь;
- желательно знание иностранных языков;
- исполнительность.
Базовые навыки
Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником
Для хорошего секретаря также очень важно обладать тонким восприятием психологии других людей и быть устойчивым к различным стрессам
Поскольку секретарь является деловым лицом фирмы, он должен иметь приятную внешность, чувство стиля и хороший вкус. Без умения красиво одеваться, вести себя в обществе и грамотно говорить, секретарь не сможет создать у клиентов компании, в которой он работает, хорошее впечатление – следовательно, имидж компании будет не на высоте. Фактически, основной задачей хорошего секретаря является целесообразная и эффективная организация работы своего начальника и всего офиса.
Пример резюме секретаря
Надежда Смирнова
Телефон
Почта
Город: Москва Дата рождения: 12 декабря 1993 Желаемая зарплата: от 50 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Секретарь Ключевые навыки:
- Уверенный пользователь ПК. Знание Microsoft Word, Excel, Outlook.
- Навыки работы с МФУ, ксероксом, другой офисной оргтехники.
- Знание основ делопроизводства.
Опыт работы Апрель 2020 — Настоящее время Секретарь — ООО «Торговый дом Новошахтинский» Оптовая и розничная торговля бытовой химией, средствами личной гигиены Должностные обязанности:
- Приём посетителей.
- Работа с корреспонденцией, документами, приём входящих звонков.
- Планирование рабочего дня директора, организация мероприятий.
Профессиональные достижения:
- Освоила работу с корпоративной программой КИСУП.
- Получила опыт работы с автоматизированной системой электронного документооборота ЕСЭД.
Образование Сентябрь 2011 — Июнь 2020 РЭУ им. Г.В. Плеханова Факультет: Менеджмента Специальность: Менеджмент организации Форма обучения: Очная Курсы и тренинги Декабрь 2020 — Январь 2020 Делопроизводство на компьютере и этика делового общения Место проведения: Городской центр дополнительного профессионального образования Дополнительная информация Водительские права: Категория B Иностранные языки: Английский (Разговорный)
О себе: Секретарь с опытом работы более 5 лет.
Шаблон резюме
Где выучиться на секретаря
Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.
Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.
Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.
История появления профессии
Первые секретари появились еще в Древнем Риме. Это были обязательно мужчины, которые фактически являлись тайными советниками.
Впервые в России должность секретаря была учреждена Петром I в далеком 1720 году. К претендентам предъявлялись строгие требования. Они должны были быть расторопными, не допускать нечеткости в своих действиях.
Следующий интересный факт: ранее на должности секретаря никогда не работали женщины. В документах XIX и XX веков нет ни одной женской фамилии, связанной с секретарским делом.
Как только появились печатные машинки, профессия стала сугубо женской. Тогда каждая женщина, претендующая на эту работу, должна была уметь стенографировать со скоростью не менее 40 слов в минуту, за такое же время на машинке набирать 4 страницы.
Первые курсы секретарей были организованы Харькове в 1868 году. Через какое-то время эту практику переняли в других странах: в Великобритании, Франции и США.
В 2005 году Россия присоединилась к празднованию Международного дня секретаря. Теперь его отмечают каждую третью пятницу сентября. В этом году праздник выпадает на 18 сентября.
Должностная инструкция
На основе обобщенных требований профстандарта в каждой организации разрабатывается внутренняя должностная инструкция – основной документ, регламентирующий права и обязанности работника.
Именно в этом документе определяется перечень функций, которые исполняет сотрудник в конкретной организации. В типовой инструкции функционал может просто повторять соответствующие положения стандарта (ранее раздел «Обязанности» часто полностью копировался из ЕКС). Обычно в инструкции есть такие пункты:
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- организует телефонные переговоры руководителя.
При необходимости пункты могут уточняться, конкретизироваться, а круг обязанностей – расширяться или сужаться по сравнению с типовым, если этого требует специфика организации. Например, для секретаря-машинистки в школе могут указываться пункты, о том, что она организует выдачу справок, подтверждающих работу или учебу в школе, ведет книгу записи учащихся. А в коммерческой компании это могут быть положения о ведении журнала разъездов курьеров и выдаче соответствующих справок.
Что же он делает?
В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж — длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия «секретарь», как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.
В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она — главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.
Давайте ознакомимся с основными разделами этого документа.
Сколько зарабатывает секретарь?
Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.
К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.
Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению .
1.4. Секретарь должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия;
— положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— устав предприятия;
— организацию делопроизводства;
— методы оформления и обработки документов;
— архивное дело;
— машинопись;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— основы этики и эстетики;
— правила делового общения;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы административного права и законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю .
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. .
Обязанности секретаря в его работе
В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.
Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:
- Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
-
Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
-
Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
-
Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
-
Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
-
Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.
По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.
Источник фото pressfoto/freepik
Важные личные качества
Этот специалист сглаживает неприятные ситуации, общается с людьми, он должен уметь угодить руководителю и общественности, что накладывает отпечаток на его характер. Пресс-секретари — это очень ответственные и пунктуальные люди, в характере которых доминируют следующие черты:
- умение запоминать большой объем информации;
- дисциплинированность;
- тактичность;
- инициативность;
- харизматичность;
- открытость;
- проницательность;
- коммуникабельность;
- умение подмечать мелкие детали.
Профессия подходит как для женщин, так и для мужчин, которые не страдают от нервных расстройств, нарушений речи, эндокринных заболеваний.