Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

Сроки хранения документов в архиве

Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:

• 3 года – срок для хранения видео и фото;
• 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
• 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
• 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
• 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.

Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.

Прошивка в 5 дырок

Схему с 5 дырками используют в случаях, когда нужно сшить внушительный объем бумаг (уголовные дела, бухгалтерские документы и т. д.).

Прошивка в 5 дырок – это самый высокий уровень защиты.

Документы сшивают согласно следующей схеме:

1. Первое, центральное отверстие проделывают, отступив от левого верхнего угла 15 см вниз и 1,5 см вправо от края.
2. Последующие 4 отверстия продырявливают с шагом 2 см (две дырки снизу от центральной, и две дырки сверху).
3. Сшивать документацию начинают с центра. Иголку с нитью длиной 70 см вводят с тыльной стороны. Оставляют конец нитки 10 см (зажимают пальцем).
4. Далее иголку направляют в соседнее отверстие сверху, затем дальнее. Иголка оказывается на лицевой стороне.
5. Теперь шьют в противоположную сторону до конца ряда дырок. Иголка опять выныривает на лицевой стороне.
6. Делаем 1 стежок в соседнюю дырку. Концы ниток встретились. Теперь можно их связать.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

• Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
• Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
• Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Основные способы прошивки документов

Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:

1. Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
2. Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
3. Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.

Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.

Особенности прошивки документов: нюансы

Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:

1. Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
2. Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
3. Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
4. Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.

Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.

Подготовка документов к прошивке

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Как пронумеровать листы

Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:

• цифры используются только арабские;
• допускается применение русских букв;
• номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
• номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
• если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
• если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
• когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
• если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
• чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.

Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a. Такая система помогает быстро найти нужную бумагу тем, кто просматривает документацию, а также сохранить целостность информации.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?

Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.

Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?

Да, но только в отдельных случаях

За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту)

Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.

Какие документы сшивать обязательно?

Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.

Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.

Особенности сдачи документов в архив

Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.

В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.

Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.

Подшивка по форме

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Типы твердых переплетов дипломных работ

Процентов 90 институтов, университетов и академий обязывают выпускников делать книжный твердый переплет диплома. Это классика брошюрования и оформления обложки, которую отличает традиционная строгость линий и солидная конструктивная основательность, прекрасно подходящая для финального обрамления научного исследования.

В переплетных салонах твердая обложка делается из самых разных материалов:

• картона;
• бумвинила (бумажного винила);
• кожзаменителя;
• пластика;
• балакрона;
• декоративных тканей на плотной основе.

На форзаце нижней крышки прикрепляются конверты, уголки, карманы, файлы для вкладышей — CD, сопроводительных документов, аннотаций, рецензий, отзывов и т. д.

Прошить диплом в твердом переплете можно несколькими способами:

• креплением Metal Bind (металбинд) — цельный бумажный блок без использования клея зажимается в металлическом канале; если понадобится перепрошить диплом, чтобы заменить или вставить дополнительные листы, конструкция легко разбирается;
• подшивкой нитками и проклеиванием — используется редко, так как в случае необходимости извлечь или добавить страницы без повреждений не получится;
• термосклеиванием (КБС — клеевым бесшовным соединением) – на корешок печатного блока наносится слой эластичного клея, который затвердевает в специальном аппарате-переплетчике; эта разновидность брошюрования тоже не предусматривает возможности расшить и заново переплести дипломную работу, если придется вносить в нее коррективы.

Продаются и готовые папки для дипломных работ с разными видами креплений — уже укомплектованные металлическими или пластиковыми болтами, разъемными кольцами и просто с отверстиями для шнуровки. Это хороший вариант недорого и презентабельно оформить диплом. Чтобы сброшюровать работу в жесткой папке с фабричной перфорацией под шнурок, необязательно прибегать к услугам салонов полиграфии, для этого профессиональное оборудование не потребуется.

Сшивание документов для налоговой службы

Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:

1. Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
2. В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
3. Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
4. Нумерация проводится с первого листа.
5. Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.

Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.

Инструкция прошивки важных бумаг

Подойти к этой процедуре нужно с большой серьезностью. Если прошивка будет некачественная и слабая, то страницы можно легко разъединить, чего допустить нельзя, так как основной целью процедуры является невозможность добавить новую информацию или потерять часть.

Кроме того, для предоставления документов в государственные органы, все должно быть правильно прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью по образцу на фото, иначе листы не смогут принять.

Два прокола

Это самая простая процедура, с которой не возникнет сложности. Отверстия делают иглой или дыроколом. Проткнуть их надо с левой стороны, отступая где-то 1-2 см.

Затем, как будут сделаны 2 дырки, можно подшивать – для этого надо пропустить нитку через прокол в документе несколько раз и в конце завязать узлом на задней странице. В верхнем правом углу каждого листа проставить порядковый номер.

Три прокола

Для начала надо отметить местонахождение отверстий. Если не нужно иное расположение, то они должны находиться в центре левого края страницы на равном расстоянии в 3-5 см. 

Чтобы прошить документы нитками в три дырки, необходимо завести иголку в средний прокол с задней стороны, затем вывести на лицевую сторону через верхнее отверстие. Протягиваем нить через нижнее отверстие с обратной стороны, а потом через лицевую проводим в среднюю дырку. Оставляем отрезок примерно 7 см и связываем.

Четыре прокола

Если документ большой толщины, то для надежности его подшивают в 4 дырки. В таком случае лучше воспользоваться шилом или двумя иголками. Для начала иглой помечают, где будут находиться отверстия. Обычно расстояния между ними примерно в 3-5см. 

Далее порядок процесса, как правильно прошивать документы ниткой, следующий:

1. Нить пропускают в одно из средних отверстий с обратной стороны, а вытаскивают снизу через ближнее, первое свободное к краю.
2. Затем нить пропускают еще раз через средний прокол, и выводят наверх через третье отверстие.
3. После чего игла вводится в крайнюю свободную дырку и выводится на заднюю сторону через прошитый средний прокол.

Свободные концы связывают и обрезают. Крепление выполняют с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Важно! Если пакет документов состоит из более 10 страниц, рекомендуется использовать дырокол или прошиватель

Пример наклейки: что следует указать

Наклейки определённого образца необходимы для того, чтобы закрепить нить и поставить «пломбу» на томе сшитых документов. Они содержат всю необходимую информацию о книге, включая количество листов и подпись ответственного лица. Можно скачать образец такой наклейки в формате Word или написать самостоятельно на чистом листе бумаге «прошито и пронумеровано». Оба варианта подходят для всех типов документации, но чаще используют первый (с уже готовыми наклейками).

Если вы вырезаете лист бумаги самостоятельно, то он должен быть определённого образца. Бумага должна быть чистой, белой, иметь форму 60 мм на 40 мм. Но можно вырезать и стикеры других размеров. Главное, чтобы на них поместилась вся необходимая информация.

При приклеивании узелок сшивки убирается под бумагу. Можно использовать разные виды клея, но чаще всего применяют клей-карандаш, который быстро сохнет, не позволяет чернилам печати и пасты расплыться. На таком стикере обязательно должна быть надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью N листов». Также нужно оставить место под подпись и Ф.И.О. ответственного лица. На наклейке обязательно должна быть печать, оттиск которой частично должен оказаться на самой книге и на стикере.

Мягкий переплет дипломов

Его можно использовать как бюджетную альтернативу брошюрования второго и третьего экземпляра работы. Состоит он из прозрачной верхней и нижней обложек и поддерживающей уплотненной подложки. Сшить диплом в гибком переплете можно:

• жесткой разъемной пластиковой пружиной — самый популярный вид, так как с таким креплением добавлять и убирать листы не составляет труда; разворот — 180°;
• цельной мягкой пластмассовой спиралью — не предусматривает замены содержимого; раскрытие — 360°;
• металлической пружиной — тоже не рассчитан на последующую вставку или изъятие страниц; развертывание — 360°.

Есть еще пермопереплет, при котором диплом по торцу скрепляется клеем, затем в термоклеевом брошюровщике запаивается в папке из ПВХ.

Обычно диплом брошюруется в трех экземплярах — один в твердом переплете, два — в мягком. Первый предоставляется аттестационной комиссии за 2-3 дня до заседания, а после защиты хранится в вузовском архиве. Второй сдается на кафедру для рецензирования, третий остается у студента на руках.

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

p, blockquote 15,0,0,0,0 —>

p, blockquote 16,0,0,0,0 —>

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

p, blockquote 17,0,0,0,0 —>

Как можно прошить документы – способы

Способ прошивки зависит от места предоставления. Организации, которые требуют подавать документы в сшитом виде, обычно дают подробные указания на этот счет. Некоторые из них допускают использование папок-скоросшивателей и степлера. Другие принимают документы, только если они прошиты в определенное количество дырок, и имеют заполненный титульный лист.

Правильно ориентироваться на конкретные требования инстанции, в которые направляется пакет документов.

Некоторые бумаги, например, журнал учета трудовых книжек, архивные дела, нужно переплетать в твердую обложку. Ее продырявливают у корешка (переплета). После прошивки концы шпагата приклеивают к внутренней стороне обложки с помощью небольшого листка бумаги и опечатывают.

Документацию из нескольких листов обычно прошивают в 2-3 прокола. Большие дела для надежности нужно сшивать в 4-5 проколов.