Организатор

Личностные качества

Человек, стремящийся стать организатором мероприятий, должен обладать лидерскими качествами:

• быть активным, стремиться к общению;
• работать в высоком темпе, справляться с условиями ненормированного рабочего дня и резкой смены рабочей задачи;
• обладать высокой стрессоустойчивостью, находчивостью;
• уметь мыслить логически, проводить анализ и расчеты;
• уметь объединять разноплановых специалистов в единую команду, руководить всем процессом.

Любой форс-мажор на мероприятии – ответственность ивент-менеджера. Он должен уметь быстро принимать решения в кризисной ситуации, обладать широким кругозором и разнообразными навыками, чтобы при необходимости заменить исполнителя, выполнить его часть работы.

Карьерная лестница

Поняли, что event-менеджмент – это ваше? Тогда разнообразие мероприятий, проводимых агентством, поможет определиться, какие именно «ивенты» вы бы хотели организовывать в будущем.

Кто-то чувствует себя как рыба в воде в сугубо деловой обстановке и обожает планировать конференции с солидными спикерами и серьезными темами. Другой не может без драйва и креатива праздников. Третьему интересны театральные фестивали или фотовыставки. Набравшись опыта, помощник может дорасти до более ответственных заданий и стать event-менеджером. Дальше все зависит от желания.

Кто-то устает от бешеного ритма event-агентства и предпочитает более спокойную корпоративную работу. Кто-то получает заманчивое предложение стать продюсером престижного мероприятия (например, кинофестиваля). А кто-то отправляется в свободное плавание и открывает собственное event-агентство.

Работа в event-агентстве

Самая интересная работа и больше всего возможностей для специалиста по организации мероприятий – в event-агентствах. Диапазон тут не ограничен – от детских дней рождения до крупных деловых форумов, от свадьбы в экзотическом месте до мастер-класса иностранного гуру.

Некоторые компании сужают свою специализацию (например, только бизнес-конференции или только праздники). Крупные игроки на рынке, как правило, имеют департаменты, отвечающие за определенный тип мероприятий.

Нередко большие тренинговые компании открывают дочерние структуры или подразделения, занимающиеся организацией мероприятий. Чаще всего – корпоративных конференций.

Event-агентства – самый лучший способ познакомиться с «кухней» организации мероприятий и набраться опыта. Ивент-менеджеры с удовольствием возьмут в качестве ассистента молодого, активного и ответственного человека, которому можно доверить часть работы.

Конечно, сразу разрабатывать концепцию мероприятия вам не поручат. Будет много не самых захватывающих заданий – например, рассылка приглашений. Но такой опыт просто бесценен. Кроме того, вы поймете, насколько вам интересна эта отрасль и готовы ли вы посвятить себя такой напряженной работе.

Трудовые обязанности

Работу организатора досуга можно разделить на несколько этапов. На подготовительном этапе он разрабатывает сценарий предстоящего мероприятия. В зависимости от возраста участников и других условий он подбирает подходящие игры, конкурсы и другие занятия. Если мероприятие того требует, организатор досуга должен задействовать в его проведении и подготовке других профессионалов индустрии развлечений: оформителей, аниматоров, артистов тех или иных жанров и других.

Работая в учебных учреждениях, организатор досуговой деятельности выявляет среди детей одаренных и талантливых, развивает творческие способности учащихся. В его обязанности входит привлечение школьников к коллективно-творческой деятельности. Он должен стараться сделать так, чтобы дети интересно и с пользой проводили своё свободное время. При подготовке к какому-либо празднику или концерту организатор сам проводит с учащимися репетиции.

Очень часто этот специалист сам выступает в рои ведущего или тамады. Кроме того, непосредственно во время мероприятия, если оно предполагает активные действия участников, организатор обязан следить за их безопасностью и здоровьем. В зависимости от места работы, после проведения мероприятия организатор составляет отчеты и оформляет всю необходимую документацию.

Где можно получить профессию организатор?

В государственном классификаторе не представлена такая профессия, как организатор мероприятий. В связи с этим, в высших учебных заведениях нет возможности пройти подготовку по специальности. Однако существует много других университетских программ, включающих это направление в качестве отдельной дисциплины.

Например, можно получить образование по специальностям режиссер театральных представлений и продюсер

При выборе этих направлений стоит обратить внимание на такие ВУЗы, как Российская академия театрального искусства (ГИТИС) и Университет культуры (МГУКИ)

Поскольку профессия тесно переплетается с маркетингом, пиаром и продажами, работодатели также отдают предпочтение кандидатам, обучавшимся в экономических университетах.

Особое внимание обучению специфике работы организатора уделяют в регионах с туристическим потенциалом, таким как Краснодарский край, Нижний Новгород и Казань. Хорошие образовательные перспективы имеются также в Москве и Санкт-Петербурге

Во многих российских ВУЗах можно пройти подготовку по смежным специальностям. Среди таких университетов можно выделить:

• Томский государственный педагогический университет;
• НИУ ВШЭ;
• Майкопский государственный технологический университет.

Следует отметить, что профессия не требует обязательного получения высшего образования. Основные требования к кандидатам – желание учиться и овладевать необходимыми знаниями, поэтому некоторые достигшие успеха организаторы не имеют дипломов.

Какие качества должны быть у организатора

Чем занимается организатор? Он стремится сделать так, чтобы мероприятие могло пройти на высоком уровне.

Это предполагает общение с огромным количеством людей:

• осветителями;
• музыкантами;
• поварами;
• флористами;
• фотографами;
• администраторами.

Получается, что первое качество, которое просто обязан иметь организатор — это коммуникабельность.

К представителям этой профессии предъявляются повышенные требования.

Специалисты должны обладать:

• уверенностью в себе и гибкостью мышления. В противном случае не удастся обходить острые углы при возникновении спорных вопросов;
• аналитическим мышлением. Организатору необходимо понимать, чего от него хотят заказчики и прилагать все усилия, чтобы обойти трудности в достижении поставленной задачи;
• инициативностью и трудолюбием. Сложно представить организатора, сидящего сложа руки — его работа именно в том и состоит, чтобы за минимальный срок выполнить максимум полезных дел;
• ответственностью. Если вдруг что-то пойдет не так, организатор должен предложить новое решение, чтобы исправить сложившуюся ситуацию и направить ее в правильное русло;
• хорошим вкусом и фантазией. В целом праздник должен отвечать первоначальной задумке, поэтому здесь необходимо безупречное чувство стиля.

Приветствуется также такое качество, как устойчивость к стрессам. Люди, окружающие организатора, будут обладать разными темпераментами. Умение не таить обиду, контролировать эмоции и при любых обстоятельствах вести себя достойно создадут организатору отличную репутацию.

Перечень обязанностей

Основные задачи event-менеджера сводятся к планированию, непосредственно организации и проведению различных мероприятий. А вот обязанностей у ивент-менеджера очень много. В частности, представитель этой профессии должен:

1. Разрабатывать концепции, программы, а также сценарии событий.
2. Готовить презентации событий и защищать свои идеи перед заказчиком.
3. Составлять смету и контролировать бюджет, выделенный на мероприятие.
4. Искать, вести переговоры и контролировать работу субподрядчиков (как правило, это дизайнер, флорист, артисты, ведущие и другие).
5. Искать, приглашать и вести переговоры с VIP-гостями, экспертами и спикерами.
6. Писать тексты о запланированных и уже состоявшихся событиях.
7. Всячески продвигать мероприятия, тесно взаимодействуя с разными СМИ – офлайновыми и онлайновыми.
8. Координировать проведение мероприятий.

Взаимодействие с партнерами

Event-менеджер не только придумывает мероприятия, но и управляет ими. Любое событие, пусть даже самое крошечное, представляет собой плод труда нескольких человек. В задачи event-менеджера входит найти этих людей и организовать их взаимодействие.

Отели, бизнес-центры, рестораны, концертные агентства, турфирмы, авиакомпании, артисты, типографии, дизайнеры – это неполный список потенциальных партнеров, с которыми приходится работать. Отыскать нужного человека бывает нелегко. Поэтому профессиональные организаторы мероприятий обычно имеют свою базу контактов, которая ценится на вес золота.

Кроме того, с каждым партнером нужно найти общий язык. Соответственно, коммуникативные навыки и умение работать в команде просто необходимы. Надо уметь поговорить со всеми – и с капризной звездой эстрады, и с суровым финансовым директором, и с нелюдимым разработчиком сайтов. Менять лексикон приходится по нескольку раз на дню.

Цифры и маркетинг

Помимо умения ладить с людьми, event-менеджер должен дружить с цифрами и уметь грамотно составлять бюджет. После завершения мероприятия может потребоваться отчет с полной документацией. Бумажной работой тоже часто приходится заниматься самому event-менеджеру.

Нередко взносы за возможность попасть на мероприятие приносят солидный доход. Таким образом, в задачи организатора входит привлечение гостей, а это уже продажи и маркетинг.

Крупные мероприятия обычно имеют большие бюджеты и проходят при участии спонсоров. Формирование и продажа спонсорских пакетов – тоже обязанность event-менеджера.

Кроме того, многие мероприятия требуют освещения в прессе. Поэтому event-менеджер может также выполнять функции специалиста по связям с общественностью и заниматься привлечением медиа-спонсоров, приглашением журналистов и контролем выхода публикаций.

Кому подходит профессия

Вы слывете отличным организатором среди своих друзей, умеете собрать всех, а ваш день рождения не сводится к банальному застолью и надолго запоминается оригинальной идеей? Тогда мир event-менеджмента ждет вас!

Вместе с тем это не значит, что event-менеджмент открыт только для неисправимых трудоголиков, у которых нет жизни вне работы. Вовсе не так! Это профессия для активных людей, увлеченных своим делом, которым нравится решать нестандартные задачи.

Кстати, эта отрасль дает отличные возможности для установления контактов с людьми из самых разных сфер. Так что скучать не придется, и в одиночестве вы точно не останетесь.

Особенности карьерного роста

Организатор досуга может работать с людьми самых разных возрастов. Он занимается организацией культурно-досуговой деятельностью в учреждениях культуры и спорта, учебно-воспитательных организациях, дворцах творчества, развлекательных центрах, отелях, санаториях и ивент-агентствах. Он может создавать клубы, любительские объединения, кружки, а так же быть задействованным при подготовке и проведении массовых мероприятий. Всё чаще организаторы досуга приглашаются руководителями различных компаний для проведения игра на сплочение коллектива и других корпоративных мероприятий.

Со временем этот специалист сможет открыть и своё собственное агентство развлечений.

Основное внимание потребуется уделить финансовой стороне открываемой компании

Как создать праздничное агентство? Чтобы агентство стало приносить хорошую прибыль, необходимо будет уделить внимание финансовой составляющей. И следует отнестись к данному вопросу со всей своей ответственностью

Необходимо привести в пример все возможные основные расходы, которые могут поджидать предпринимателя.

1. Аренда помещения. Расходов в данной ситуации избежать не получится. Предпринимателю в среднем придется выложить около 300 тысяч рублей за один год.
2. В случае необходимости проведения ремонтных работ потребуется потратить еще около 50 тысяч рублей.
3. Необходимо будет закупить все требуемое оборудование. На этот этап потребуется потратить порядка ста тысяч рублей.
4. Персоналу необходимо будет выплачивать зарплату. В год понадобится потратить примерно 400 тысяч рублей.

Таким образом, исходя из всех вышеперечисленных параметров, предпринимателю потребуется иметь первоначальный капитал, размер которого составляет около 850 тысяч рублей.

Каким должен быть педагог-организатор? Подходит ли эта профессия вам?

Важнейшие качества педагога-организатора — активность, энергичность, коммуникабельность, умение найти общий язык с разными людьми и настойчивость. Без этого просто не получится качественно работать, ведь большинство учеников и учителей не будут сами проявлять инициативу и охотно подхватывать идеи, их придется подталкивать, убеждать, увлекать интересными задумками. Кроме того, эти качества педагогу-организатору очень пригодятся при общении с представителями администрации города, с директором школы, с работниками музеев, театров и пр.

Очень важны устойчивость к стрессу, умение сохранять спокойствие в сложных ситуациях, терпеливость. При подготовке к мероприятию и даже во время его проведения что угодно может пойти не так. Когда выяснится, что аппаратура сломалась, ребенок не выучил слова, а учитель, которому поручили важную задачу, внезапно заболел, педагог-организатор не должен впадать в панику. Его задача — максимально быстро решить проблему.

Наконец, важно быть творческим человеком с широким кругозором. В большинстве случаев тематику мероприятий, сценарии и идеи придется искать или придумывать самостоятельно

Человек, который привык быть только исполнителем, а не лидером и вдохновителем, не справится с такой задачей.

Шоу, которым вы поразили

Как-то Анна Санден и Владимир Яценко, основатели продакшена Lime Lite, пришли к нам с предложением: «Все, что другие клиенты посчитали сумасшедшим и не купили, реализуй на нашей новогодней вечеринке». Это был лучший бриф в нашей жизни.

Мы сделали вечеринку Fake New Year в телецентре «Карандаш» на китайский Новый год. На входе стояли китайцы, гости садились в старую китайскую машину и как будто переезжали китайскую границу. Потом их ловили китайские пограничники, надевали мешок на голову, заводили в студию, снимали мешок — и начиналось действо.

В середине мероприятия на стенах появилась проекция теннисистов, которые отбивали «мяч» — настоящий, с ногами, а он через толпу гостей бежал с одной стороны на другую. Владельцы на цирковом подвесе летели через зал и разбивали коробки, и оттуда сыпались подарки для гостей.

Туалеты в «Карандаше» были страшные, их невозможно было починить. Мы их максимально отмыли, и, чтобы не было ощущения туалета, поставили в мужском девушку-диджея, а в женском — парня-диджея. Гости не запомнили страшный унитаз — они запомнили диджея, громкий звук и яркий свет.

Был такой дурдом, я до сих пор не понимаю, как они нам это утвердили.

В шоу-бизнесе никто не знает, как точно должно быть. Поэтому делай что хочешь. Когда ограничения рассматриваешь как возможность, они сразу становятся интересными.

Ушла, чтобы вернуться

В 2009 году Марина вернулась в юридическую сферу, оставаясь в агентстве только на правах помощника. Делами занимался муж. Марина преподавала право в вузе. Потом родились еще двое детишек, и вскоре она снова занялась семейным бизнесом.

Юридическая и преподавательская практика не прошли даром. Умение легко ладить с людьми, увлекать, убеждать, настраивать на личный результат сейчас помогает организовывать мастер-классы для женщин и детей. Такая поддержка позволяет рукодельницам и молодым экспертам разных сфер выйти на рынок и чувствовать себя смелее на тропинке предпринимательства.

А юридический опыт пригодился для того, чтобы самостоятельно контролировать правовую составляющую семейного бизнеса.

Наша оценка профессии

6

Карьерный рост

5.0/10 Сделать праздник запоминающимся и ярким – хлопотная, сложная задача. Нужно найти помещение для аренды, придумать программу, найти ведущих, спланировать рассадку гостей и проконтролировать множество других важных мелочей. И вместо удовольствия от торжества люди, занятые подготовкой, получают только негативные эмоции. Избежать этого поможет обращение к специалистам. Сделать мероприятие настоящим праздником поможет ивент-менеджер (от англ. «event» – «встреча»). Это – специалист-организатор, занимающийся подготовкой и проведением различных торжественных мероприятий: от детских праздников до корпоративов в крупных холдингах.

Личные качества организатора

Быть организатором — дано не каждому. Прежде чем ступить на путь этой профессии, человек должен понимать, пригоден ли он профессионально к этому виду деятельности.

И так, вот перечень личных качеств, которыми должен обладать будущий профессионал:

• Обладать задатками руководителя. Ведь организатор-это и есть отличный управленец, в чьем подчинении находится большой список людей, которые участвуют в подготовке мероприятия;
• Высокий уровень ответственности. Взявшись за организацию мероприятия, специалист должен понимать, что на нем лежит ответственность за то, насколько довольны будут заказчики, и как его будут рекомендовать друзьям и знакомым;
• Коммуникабельность. В процессе работы придется работать с большим количеством людей и не у всех будет простой характер. Организатор должен находить общий язык с любым человеком и уметь располагать к себе;
• Иметь развитую фантазию;
• Обладать творческим мышлением, уметь находить выход из любых непредвиденных ситуаций.

Где учиться

Несмотря на востребованность профессии, организации мероприятий как таковой пока не учат ни в одном вузе. В event-индустрии работают люди с самым разным образованием, но чаще с гуманитарным – психологи, журналисты, филологи.

Эта профессия пересекается и с маркетингом, и с пиаром, и с продажами. Поэтому имеет смысл выбирать экономические вузы и факультеты со специализацией в маркетинге. Такие программы сегодня есть во многих высших учебных заведениях.

Еще один вариант – освоить специальность продюсера или режиссера театральных представлений. Если вы не мечтаете о том, чтобы снимать большое кино, а будете с удовольствием организовывать корпоративные и частные праздники (там тоже есть где развернуться, был бы бюджет), это вполне подходящий вариант.

Приведем несколько примеров высших учебных заведений России, куда можно поступить желающему работать event-менеджером:

1. Московский финансово-юридический университет. Специальность «менеджмент».
2. Санкт-Петербургский архитектурно-строительный госуниверситет. Специальность «менеджмент».
3. Сибирский институт бизнеса и информационных технологий. Специальность «менеджмент».
4. Магнитогорский технический госуниверситет им. Г. Носова. Специальность «менеджмент».
5. Московский госуниверситет культуры (МГУКИ). Театрально-режиссерский факультет.
6. Российский институт театрального искусства (ГИТИС). Актерский факультет.

Базовые знания можно будет дополнить специализированными курсами и мастер-классами. Главное, чтобы их проводили не кабинетные преподаватели, а практики event-индустрии.

Особенности профессии

Event-маркетолог – человек, занимающийся организацией мероприятий, которые принесут бизнесу прибыль и популярность. В первую очередь речь идет о выставках, корпоративных встречах, презентациях, пресс-конференциях – мероприятиях, ориентированных на сотрудников, клиентов, партнеров и инвесторов бизнес-проектов. Event-маркетолог разрабатывает концепцию, а также решает следующие задачи:

• поиск подрядных компаний, которые будут отвечать за развлечения, клининг, кейтеринг, иные услуги;
• составление сценария;
• формирование сметы на проведение мероприятий;
• составление списка приоритетных гостей;
• выбор удачного времени;
• наем стороннего персонала;
• заказ декорацией, костюмов и другого инвентаря при необходимости;
• создание инфоповодов;
• комплексная рекламная кампания;
• подготовка пресс-релизов по итогам мероприятия, иные.

Event-маркетолог является душой любого праздника, отвечая за все организационные, финансовые и кадровые вопросы. Он обладает коммуникабельностью, задатками руководителя и аналитика, умеет быстро заводить деловые связи. Работа в этой сфере требует знания иностранного языка, основ менеджмента и маркетинга, а также PR.

История профессии

В данный момент нам не представляется возможным представить четкую дату, когда возникла данная профессия. Но одно можем сказать точно, что прототипы организаторов существовали еще за долго до нашей эры.

Ведь у древних народов существовали свои праздники, собрания и другие мероприятия, подготовкой которых занимались ответственные за это люди.

Однако, нам известно, что официально специалистов по организации тех или иных мероприятий начали готовить лишь в 19-20 веках нашего тысячелетия.

После обучения специалисты обладали следующими знаниями и навыками:

• Планирование мероприятия до мелочей;
• Написание сценария для готовящегося мероприятия;
• Контроль за соблюдением всего задуманного;
• Решение организаторских вопросов;
• Контроль за ходом мероприятия и недопущение форс мажорных ситуаций.

Умения и личностные качества

Работать в event-менеджменте сможет далеко не каждый. Будни организатора – это сплошные дедлайны, переработки, а также неожиданные конфликтные и стрессогенные ситуации (болезнь ведущего, в здании пропало электричество, не выполнены настройки технической аппаратуры), которые необходимо устранять в кратчайшие сроки.

С учетом всего перечисленного event-менеджеру нужно быть:

• активным;
• креативным;
• высокомобильным;
• коммуникабельным;
• стрессоустойчивым.

Кроме того, для такой работы крайне важно:

• обладать отличными лидерскими способностями;
• уметь работать в режиме мультизадачности;
• уметь решать неординарные задачи.

Готовность к форс-мажорам

Event-менеджер – не массовик-затейник, как многие думают. Для реализации большинства проектов приглашают артистов и ведущих. Однако организатор мероприятий должен быть готов к тому, что в любой момент что-то может пойти не так. Тогда ему нужно будет работать за себя и за того парня.

Даже директора крупных event-агентств могут оказаться в такой ситуации, что им придется самим листать слайды презентации для известного спикера или прокладывать кабель для аппаратуры. Амбиции амбициями, но необходимо всегда помнить о том, что успех мероприятия важнее громких должностей.

Здесь очень важны стрессоустойчивость, умение быстро принимать решения и действовать в нестандартных ситуациях. Ключевой спикер опоздал на самолет, ведущий не пришел, в здании нет электроэнергии – форс-мажорные ситуации бесчисленны, а ответственность за все часто ложится именно на плечи event-менеджера.

Мультизадачность и доступность

Современные мероприятия требуют массы сопровождающих деталей – брошюр, сувенирной продукции, электронных материалов. Иногда организатору мероприятий приходится быть и дизайнером, и компьютерщиком, и звукорежиссером.

Конечно, не всегда event-менеджер будет делать все своими руками. Но чтобы не произошло накладок и не терялся контроль над ситуацией, ему нужно хотя бы разбираться в основах. Тогда он сможет правильно поставить задачу поставщикам требуемых услуг.

Event-менеджер должен знать:

• чем формат jpeg отличается от gif;
• что значит печать 4+0;
• как настроить проектор;
• как переслать по электронной почте объемный макет.

Еще одна особенность профессии: современный event-менеджер всегда на связи. Если вы мечтаете о том, чтобы в выходные дни отключить телефон и не думать о работе, организация мероприятий вряд ли будет лучшим выбором в качестве дела вашей жизни.

Event-менеджер готов ответить на любой вопрос и разрешить любую проблему в режиме 24/7, независимо от того, где он находится и чем занят. С другой стороны, организация делового саммита в Швейцарии, поездка на Каннский кинофестиваль или свадьба для VIP-клиента на тропических островах стоят того.