Архивариус (340ч)

Содержание:

Где востребованы архивариусы
Немного истории
Вы узнаете и научитесь
Результаты и перспективы
Применение результатов обучения
Программа курса
Ответственность сотрудника
Эта программа для вас, если вам нужно:
Зарплата архивариуса
Где получить профессию
Где востребованы архивариусы
Заключение
Обучение
Образец должностной инструкции архивариуса
Какое образование необходимо?
Требования к Слушателям:
Особенности работы
Должностные обязанности архивариуса
- Основные функции архивариуса
- Как происходит назначение архивариуса на должность

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Пример должностной инструкции

Пример инструкции (стр. 2)

Пример инструкции (стр. 3)

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Немного истории

Архивариус (архивист)

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Вы узнаете и научитесь

Что должен знать и уметь архивариус

В процессе изучения курса будут рассмотрены следующие вопросы:

Нормативно-правовые документы, регулирующие организацию деятельности архивов.
Организация архивного дела и сроки хранения документов.
Основы охраны труда, трудового законодательства и внутреннего распорядка архивариуса.
Технологии документационного обеспечения управления.
Сохранность документов, законченных делопроизводством.
Порядок приема и сдачи документации в архив, методы и способы ее хранения и систематизации.
Организация доступа и использование архивных документов.
Автоматизация делопроизводства и электронный оборот как инструмент управления организацией.

Результаты и перспективы

Вы способны вести отчетность и правильно составлять и оформлять деловые бумаги.
Вы можете правильно организовать архивную работу и вести контроль по документообороту.
Вы освоили технические средства электронного документооборота, позволяющие автоматизировать процесс управления делопроизводством.

Младший фармацевт (340ч)

Применение результатов обучения

Архивариус является хранителем текущей и прошлой документации. В современных условиях глобальной информатизации их обязанности стали значительно сложнее и разнообразнее. Данный специалист востребован везде, где есть большой документооборот, а не только в музеях и библиотеках. После обучения вы сможете работать в государственных и частных учреждениях и организациях, нуждающихся в услугах архивного работника.

Программа курса

Локальные акты и нормативно-методические документы
- Виды архивов: общие, специализированные, архивы структурных подразделений, архив организации, ведомственный архив, негосударственные архивы, государственный архив
- Федеральный закон об архиве
- Государственный стандарт Российской Федерации
- Требование к оформлению документов
- Основные правила Росархива
- Приказ 526 о хранении, формировании дел
- Архивное законодательство
- Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения
- Положение об архиве организации
- Положение об архиве структурного подразделения
- Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
Практическая работа с «Перечнем» и «Номенклатурами дел»
- Примерная номенклатура дел структурного подразделения
- Сводная номенклатура дел
- Итоговая номенклатура дел
- Методические рекомендации при работе с номенклатурами
- Утверждение номенклатур дел
- Хранение номенклатур дел
Обеспечение сохранности документов
- Обеспечение сохранности документов на бумажной основе
- Охранный режим хранения документов, световой, противопожарный
- Температурно-влажный режим
- Санитарно-гигиенический режим
- Общие правила размещения документов в архивохранилище: порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
- Обеспечение учета документов
- Правильная выдача документов на время
- Правила передачи документов в архив со сроком хранения свыше 10 лет
- Правила приема документов от структурных подразделений в архив
- Использование документов в текущем году
Документы, используемые архивами
- Бланки документов
- Приказы об утверждении индексов документов
- Приказы о введении номенклатур дел в структурных подразделениях
- Приказы о приеме-передаче дел в архив организации
- Оказание методической помощи структурным подразделениям
- Приказы о передаче дел со сроком хранения «Постоянно» в Государственный архив
- Приказы об утверждении номенклатур дел
- Приказ о назначении ответственных за хранение, передачу дел…
- Уведомления…
- Протокол заседания экспертной комиссии
- Акты приема-передачи дел
- Акты о выделении дел к уничтожению
- Акты, подтверждающие уничтожение дел
- Акт о выдаче дел во временное пользование
- Акт о разделении, объединении, включение в дело других документов
- Акт об ошибках в документах
- Акты о трудовой дисциплине
- Акты об отказе в ознакомлении с документом
- График передачи дел, график передачи номенклатур
- Выдача архивных справок
- Регистрационные журналы (много)
- Книга учета поступивших документов
- Разноска дел по срокам уничтожения документов
- Книга учета выдаваемых дел во временное пользование
- Опись дел приема-передачи
- Порядок использования документов
- Работа с входящими и исходящими документами (запросы-ответы)
- Журналы регистрации
- Методические рекомендации при работе с «Перечнем»
Организация формирования дел
- Формирование дел постоянного хранения
- Формирование дел по личному составу уволенных: личных карточек, личных дел, приказов по личному составу, трудовых договоров, лицевых счетов… (практическое занятие )
- Прошивка на 4 прокола (несколько способов – практическое занятие)
- Формирование локальных актов
- Оформление внутренней описи дел
- Оформление листа-заверителя дела
- Опись дел постоянного хранения (практическое занятие)
- Опись дел по личному составу
- Опись дел временного хранения со сроком хранения от 10 лет
- Работа с архивной картотекой
- Проверка наличия и состояния дел
- Методические рекомендации при составлении описей дел
- Методические рекомендации при отборе дел по личному составу уволенных работников

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

на федеральные архивы;
архивы субъектов Федерации;
архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Эта программа для вас, если вам нужно:

Узнать основные положения государственной системы делопроизводства и основные правила составления и хранения документации.
Научиться выполнять систематизацию, размещение и учет дел.
Освоить информационные технологии в делопроизводстве и научиться применять их в практической деятельности.

Содержание программы построено на требованиях Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37) (ред. от 27.03.2018) к должности «Архивариус».

Курс реализуется заочно с применением дистанционных образовательных технологий и продолжается 14 недель (340 часов).

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня. У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс. рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Обучение

Учиться на архивариуса можно в среднем специальном или высшем учебном заведении в разных городах России. По уровню престижности, конечно, лидируют Москва и Санкт-Петербург.

Если вы планируете поступать в один из московских колледжей, рекомендуем обратить внимание на эти ссузы:

Областной колледж искусств.
Колледж автоматизации и информационных технологий.

Вузов, ведущих подготовку специалистов по упомянутому направлению, в России достаточно много. Приведем несколько примеров:

Российская экономическая школа (Москва).
Государственный институт русского языка имени А. С. Пушкина (Москва).
Московский институт международных отношений (МГИМО).
Ленинградский госуниверситет им. А. С. Пушкина.
Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов.
Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.

Для поступления в вуз потребуется сдать ЕГЭ по русскому языку и литературе, обществознанию и истории. Чем больше баллов вы наберете, тем выше шансы пройти на бюджетную форму обучения, где вам будут платить небольшую, но стипендию.

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
опыт работы с архивами от одного года.
Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
система сортировки документов по различным параметрам;
нормы приема документов в архив;
стандарты хранения документации в архиве;
правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
правила проверки корректности документации;
сроки проведения основных работ с документами;
порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
порядок списания и ликвидации документов;
нормы трудового распорядка и дисциплины.
Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
профильные нормативы;
положения данной инструкции;
соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов

Обеспечение сохранности архивированной документации.
Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
Участие в составлении описи имеющихся документов.
Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

Подписывать документы в пределах своих полномочий.
Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях

За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

документовед;
библиотекарь;
музеолог;
специалист кадрового делопроизводства;
историк (историк-архивист);
делопроизводитель;
помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Требования к Слушателям:

Обратите внимание! Для поступления достаточно прислать скан-копии или фотографии документов, а также осуществить удаленное заключение договора. Копии документов должны быть чёткими, разборчивыми, легко читаемыми.Обучающимся от юридического лица необходимо отправить бумажные документы почтой до окончания обучения.. На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане

На программы профессионального обучения принимаются совершеннолетние граждане.

Для поступления гражданам Российской Федерации необходимо предоставить:

Документ, удостоверяющий личность и гражданство (паспорт).
Страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС).
Заявление.

Особенности работы

Мнение эксперта
Екатерина Колоколова
Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста.

Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов. Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы

В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы.

Функции и должностные обязанности архивиста:

ведение архивного дела на объекте;
организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;
прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;
участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;
шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;
подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;
создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;
участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;
оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;
контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;
выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;
внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;
обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.

Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.

Должностные обязанности архивариуса

Основные должностные обязанности архивариуса, что довольно очевидно, заключаются в работе с архивом. Архив зачастую представляет помещение, в котором находятся на хранении различные документы. Специалист должен обеспечивать их сохранность, при необходимости сортировать, проводить их переучет. Также, в его задачи входит создание и оформление документации, отчетов.

Так как архивист — это профильная специальность, на некоторых предприятиях он может заниматься экспертизой для оценки документов.

Архивист должен по необходимости производить копии нужных документов, для выдачи. Составление справок, на основе документации, которая имеется в наличии архива также входит в должностные обязанности работника.

Основные функции архивариуса

Как уже говорилось выше, в функции архивариуса входит систематизация, проведение экспертизы документов. Помимо выписки справок, хранения, документов, а также предоставления их копий по необходимости, архивист отвечает за безопасность. Могут случится какие либо аварии, без состава вины рабочего, при которых документация окажется поврежденной, например:

пожар;
землетрясение;
химические повреждения.

В таком случае, архивист в первую очередь должен оценить степень повреждения документов. Дальнейшие действия должны быть прописаны в служебных обязательствах, но в основном все сводится к тому, что сотрудник архива должен будет предоставить опись повреждений вышестоящему руководству.

Архивист должен заниматься постоянным мониторингом имеющихся архивных данных. В случае, если некоторые документы потеряли актуальность или пришли в негодность — они подлежат утилизации.

Как происходит назначение архивариуса на должность

В основном, назначение архивариуса на должность происходит без каких либо особенностей. Руководству достаточно лишь убедиться в наличии профильного образования по специальности «архивное дело». Однако даже если подобное образование такого типа отсутствует, нужные навыки легко можно получить на спецкурсах. Опыт работы обычно не требуется.

В некоторых случаях, предыдущий работник архива, может составить акт приема-передачи документов новому архивисту. В данном документе указывается перечень данных хранящихся в архивном помещении, а также место их расположения.